Zarządzenie nr 23/19WÓJTA GMINY NOWA WIEŚ WIELKA - Kierownikaz dnia 19 grudnia 2019w sprawie instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton

Zarządzenie nr 23/19
WÓJTA GMINY NOWA WIEŚ WIELKA - Kierownika
z dnia 19 grudnia 2019


w sprawie instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton


   Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2019 r. poz. 506 ze zm.), § 1 ust. 3, § 2 ust. 2 i § 42 ust. 3 Instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67) zarządzam, co następuje:
 
   § 1. 1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka jest system tradycyjny.
   2. W sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym system elektronicznego obiegu
dokumentów Proton służy do realizowania czynności kancelaryjnych, w szczególności do:
1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających, pism wewnętrznych,
2) zakładania spraw,
3) prowadzenia kompletnych spisów spraw, które po wydrukowaniu z systemu Proton będą przechowywane we właściwych teczkach aktowych,
4) przygotowywania projektów pism wysyłanych w postaci elektronicznej na zewnątrz
i wewnątrz Urzędu,
5) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz Urzędu,
6) przesyłania przesyłek,
7) dokonywania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej,
8) prowadzenia metryk spraw,
9) prowadzenie rejestru i zbioru upoważnień.
 
   § 2. Szczegółowe zasady obiegu korespondencji i dokumentów oraz pracy w systemie Proton określa Instrukcja obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton, zwana dalej Instrukcją, stanowiąca załącznik do niniejszego zarządzania.
 
   § 3. Nadzór nad prawidłowością czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka sprawuje Sekretarz Gminy.
 
   § 4. 1. Osobą odpowiedzialną za działanie systemu Proton od strony technicznej jest osoba zatrudniona w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka na stanowisku ds. obsługi informatycznej.
   2. Uwagi dotyczące działania systemu Proton należy zgłaszać wyłącznie drogą elektroniczną  do osoby na stanowisku ds. obsługi informatycznej.
 
   § 5. Wykonanie zarządzenia powierzam Kierownikom Referatów i Pracownikom zatrudnionym na samodzielnych stanowiskach pracy w Urzędzie Gminy Nowa Wieś Wielka.
 
   § 6.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2020 r.

metryczka


Opublikował: Małgorzata Ćwierdzińska (24 stycznia 2020, 13:21:17)

Ostatnia zmiana: brak zmian
Liczba odsłon: 165